Làm thế nào để tận dụng hiệu quả “khung giờ vàng”?

Nhiều chuyên gia thường khuyến nghị rằng nếu muốn thành công, bạn nên:

– Thức dậy vào 6h sáng

– Đi tắm

– Tập thể dục

– Ngồi thiền

– Suy ngẫm trong khi đọc báo

– Nhìn lại những kết quả đã đạt được và thiết lập các mục tiêu mới

– Lướt qua tin tức trên các trang mạng kinh tế

– Đọc các câu chuyện, câu nói truyền cảm hứng

– Thưởng thức một bữa sáng căng tràn protein

Woa, có quá nhiều thứ cần phải làm trước 8h sáng!

Tôi không biết quan niệm này bắt đầu trở nên phổ biến từ khi nào, nhưng đột nhiên, vào một ngày đẹp trời, danh sách công việc dài dằng dặc kia bỗng xuất hiện ở khắp mọi nơi, đặc biệt trong giới startup.

Danh sách công việc dài hàng hà sa số trên nghe có vẻ hấp dẫn đấy, nhưng thiết nghĩ, tại sao cứ nhất thiết phải hoàn thành chừng đó công việc chỉ vào buổi sáng, mà không phải các khoảng thời gian khác trong ngày?

Mỗi người lại có khoảng thời gian làm việc hiệu quả riêng. Có người là “loài cú” chuyên hoạt động về đêm. Có kẻ lại là “loài sơn ca” chuyên cất tiếng hót lanh lảnh khi mặt trời thức giấc.

Nếu thực sự muốn nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân mình, cho dù bạn là “cú đêm” hay “sơn ca”, hãy cứ làm việc hết mình theo “khung giờ vàng” của riêng bạn, để biết rằng khi nào bạn có thể phát huy tối đa trí lực cho công việc. Brian Tracy đã định nghĩa “khung giờ vàng” này như sau:

“Khung giờ vàng là một khoảng thời gian nhất định trong ngày khi bạn cảm thấy tỉnh táo nhất và có thể đạt được hiệu quả trong công việc cao nhất, điều này còn tùy thuộc vào đồng hồ sinh học của mỗi người.”

Nếu tận dụng được “khung giờ vàng” của riêng mình, bạn có thể tự thúc đẩy năng suất làm việc của bản thân hơn bao giờ hết. Công việc chất đống quá đầu bạn sẽ được giải quyết hiệu quả hơn. Hơn nữa, thời gian và sức lực quý báu của bạn cũng không còn bị lãng phí.

Ròng rã suốt 12 năm qua, tôi đã phát triển công ty JotForm của mình chỉ từ một “hạt giống” ý tưởng cho đến “cây cổ thụ trưởng thành” với hơn 100 nhân viên và 3.5 triệu người dùng. Và sự tăng trưởng ngoạn mục này bắt nguồn từ việc tôi đã làm việc theo đúng “nhịp điệu sinh học” của riêng mình (thứ mà vất vả lắm tôi mới khám phá ra).

Tôi thường xử lý các công việc quan trọng nhất vào “khung giờ G” của bản thân. Điều này sẽ giúp tôi không còn cảm thấy ngộp thở trong cả “núi việc”, mà lúc nào cũng cảm thấy tràn trề hứng khởi để làm việc năng suất hơn.

Quan trọng hơn cả, chiến lược này giúp tôi có thể duy trì được niềm đam mê với công việc định mệnh của đời mình.

Khi tận dụng “khung giờ vàng”, tôi luôn cảm thấy sự hứng khởi đang trỗi dậy từ mỗi bước chân đưa tôi đến văn phòng mỗi ngày, và tôi muốn bạn cũng cảm nhận được cảm giác tuyệt vời đó.

Hãy phác họa các “khung giờ G” kì diệu của bạn trên biểu đồ

Từ lâu, các nhà khoa học đã nghiên cứu về các vòng tuần hoàn tự nhiên của cơ thể con người.

Có lẽ bạn đã từng nghe đến khái niệm “Circadian Rythms – CR” (Tạm dịch: Nhịp điệu sinh học hằng ngày). CR sẽ ảnh hưởng đến vòng tuần hoàn ngủ và thức, nhiệt độ cơ thể và nồng độ hormone của chúng ta.

Trung bình trong một ngày làm việc, chúng ta vẫn phải trải qua các “nốt thăng” cũng như “nhịp trầm” của các chuỗi “nhịp điệu sinh học” (Nguyên gốc: “Ultradian rhythm” – UR). Chuỗi UR này bao gồm các vòng tuần hoàn nhỏ kéo dài từ 90 – 120 phút và lặp đi lặp lại trong vòng một ngày, chỉ nhịp độ sinh học tự nhiên của cơ thể chúng ta. Khái niệm UR sẽ lý giải nguyên nhân tại sao bạn luôn bắt tay vào giải quyết công việc trong tâm thế hứng khởi và tỉnh táo, và chỉ 2 tiếng sau, bạn sẽ bắt đầu xử lý đến… đống đồ vặt và lướt Instagram.

Trên biểu đồ “nhịp điệu sinh học”, các điểm cực đại biểu diễn nguồn năng lượng của bạn đang “đạt đỉnh” và điểm cực tiểu chỉ ra rằng trí lực bạn đang “chạm đáy” là hiện tượng tự nhiên hết sức bình thường (và bạn không thể điều chỉnh chúng). Do đó, hãy phác họa nhịp độ sinh học của riêng bạn bằng biểu đồ, và học cách chấp nhận và “hợp tác” với chúng, thay vì chống lại chúng.

Như tác giả Yulia Yaganova đã chia sẻ, trong vòng 3 tuần, trong các con số từ 1-10, hãy đánh giá lại năng lượng, khả năng tập trung và sự nhiệt huyết của bạn sau mỗi giờ làm việc.

Và sau đó, bạn hãy điền kết quả trên vào bảng tính Excel và phác họa lại chúng trên biểu đồ năng lượng. Nghe có vẻ nhàm chán, như bạn sẽ sớm tìm ra hình dạng chuỗi “nhịp điệu sinh học” của bản thân.

Tôi là một “kẻ săn mồi” chuyên hoạt động về đêm ư? Có thể ngay bây giờ, bạn sẽ không thừa nhận nhịp điệu sinh học “khác người” của chính mình. Nhưng bạn sẽ dần hiểu về vòng tuần hoàn của mình, và biết cách tận dụng tối đa “khung giờ vàng” trong chu kỳ đó.

Hãy học cách hòa quyện cơ thể, trí lực và… nhịp điệu sinh học của ta vào làm một

Những người được ví von với “cỗ máy năng suất” thường có danh sách hàng tá các công việc đang xếp hàng chờ họ giải quyết vào mỗi buổi sáng. Và tuyệt nhiên, không phải lúc nào danh sách này cũng phù hợp với bạn.

Hãy lấy bản thân tôi làm ví dụ minh họa. Mỗi sáng, tôi sẽ thưởng thức một bữa sáng thanh đạm và gặp huấn luyện viên thể hình của mình. Dù tôi có cảm thấy hừng hực năng lượng hay không, tôi vẫn phải tuân theo mệnh lệnh của vị huấn luyện viên đó.

Sau khoảng 20 phút hăng say tập luyện, tôi cảm tưởng một nguồn năng lượng dồi dào đang căng tràn trong từng huyết mạch của mình vậy. Tôi đã phải gồng mình để không đánh rơi quả tạ vào chân. Việc vận động cơ thể khiến tôi hoàn toàn tỉnh táo.

Sau khi hoàn thành chuỗi “cực hình” này, tôi đi tắm và lái xe đến văn phòng. Nhấm nháp chút café sáng, tôi bắt tay vào giải quyết công việc.

Và với tâm thế tươi mới, tỉnh táo và vui vẻ, tất nhiên, năng lực sáng tạo trong tôi cũng đang chạm đỉnh.

Đó là khung giờ vàng của riêng tôi, và sau đó:

Tôi sẽ bắt đầu viết nháp về một vấn đề tôi phải giải quyết trong ngày hay thứ gì đó vẫn khiến tôi vướng bận. Khi bắt đầu, tôi cảm thấy khá mông lung, nhưng sau khoảng 5 phút, tôi bắt đầu nảy ra các ý tưởng mới.

Sau đó, tôi bắt đầu chuyển các nội dung đã viết trong bản nháp này sang phiên bản hữu dụng hơn như bản nháp email, các lưu ý sẽ trình bày trong cuộc họp, việc trình chiếu slide hay một buổi thuyết trình cho cả team. Tôi dành ra 2 tiếng cho công việc này, và đó chính là khoảng thời gian làm việc năng suất nhất trong ngày.

Theo Stephen Covey, việc bạn viết ra tất cả mọi thứ cần giải quyết hay các ý tưởng mới cũng đồng nghĩa với việc bạn đang “mài sắc chiếc cưa” của mình. Covey cũng chia sẻ, thay vì cứ vật lộn với một chiếc cưa đã mòn theo kiểu tốn sức và mất thời gian, chúng ta nên dành nhiều thời gian hơn để gọt giũa, “mài sắc” nó. Và bạn sẽ “cưa đổ”, xử lý công việc hiệu quả hơn, chính xác hơn.

“Khung giờ vàng” của tôi thường rơi vào buổi sáng, nhưng với bạn, nó có thể rơi vào buổi trưa hay 7h tối. Và nếu vậy, bạn có thể tái tạo nguồn năng lượng bằng buổi tập yoga nhẹ nhàng khi ánh hoàng hôn buông xuống.

Hãy làm bất cứ thứ gì bạn có thể để tận dụng triệt để “khung giờ G” này.

Làm chủ kiểu “thời gian biểu” làm việc của bạn

Nhà điều hành doanh nghiệp kiêm nhà đầu tư Paul Graham cho biết, có hai kiểu giờ giấc làm việc: thời gian biểu của nhà quản trị và thời gian biểu của nhà sáng tạo.

“Thời gian biểu của nhà quản trị thường được áp dụng cho các vị sếp. Nó chủ yếu xoay quanh việc đặt lịch các cuộc họp truyền thống, mỗi cuộc họp thường kéo dài một tiếng trong ngày. Bạn cũng có thể “phá vỡ” chu trình này khi phải dành ra vài tiếng đồng hồ để giải quyết một công việc nhất định.”

Các nhà văn, lập trình viên, nhà thiết kế và các ngành nghề của sự sáng tạo khác sẽ tuân theo khung thời gian biểu của nhà sáng tạo. Một ngày làm việc của họ sẽ được chia làm 2 giai đoạn, mỗi giai đoạn kéo dài ít nhất 4 tiếng đồng hồ.

Nếu thuộc giới sáng tạo, bạn sẽ hiểu thật không dễ để viết lách, viết code hay suy nghĩ chỉ trong một giờ đồng hồ, thậm chí còn càng khó khăn nếu bạn phải tham dự các cuộc họp bí bách trong một tiếng đồng hồ đó.

Nếu bạn đang khiến thời gian biểu của nhà sáng tạo trở nên dày đặc như trên, nhào nặn nội dung chỉ trong một tiếng đồng hồ ư, tức là bạn đang phá vỡ cả ngày làm việc của họ. Và như Graham đã giải thích, điều này sẽ bóp nghẹt năng suất làm việc của ngành sáng tạo:

“Nếu tôi biết buổi chiều làm việc của tôi sẽ bị chia nhỏ vụn vặt thành “các cuộc họp 1h” hay “các cuộc chạy đua với deadline trong 2 tiếng”, có lẽ tôi sẽ cảm thấy khó để bắt tay giải quyết công việc gì đó một cách nhiệt huyết vào sáng hôm sau.

Tôi biết sau khi nghe điều này, bạn có thể cho rằng tôi đang nhạy cảm thái quá, nhưng nếu bạn thuộc giới sáng tạo bạn sẽ hiểu.

Chẳng phải bạn sẽ cảm thấy muốn hét lên “Yomost!” mỗi khi mường tượng đến một ngày không bị bủa vây bởi công việc, họp hành hay sao? Và điều này cũng đồng nghĩa với việc tinh thần bạn sẽ tụt dốc không phanh đến nhường nào khi ngày đó của bạn không thể trở thành hiện thực.”

Các nhà sáng lập, nhà điều hành doanh nghiệp, CEO hiện nay đều là nhà quản trị… và còn là cả nhà sáng tạo. Bạn cần phải gặp gỡ và cộng tác làm việc với nhân viên, nhà thầu hay nhà cung ứng, và bạn sẽ phải động não suy nghĩ để đưa ra các chiến lược.

Nếu bạn là nhà sáng lập các sản phẩm công nghệ hay các ấn phẩm chuyên về nội dung, bạn sẽ phải dành thời gian cho các công việc thực tiễn thay vì việc vạch định kế hoạch.

Đó là lý do lý giải tại sao tôi chia ngày làm việc của mình thành 2 giai đoạn. Trong vài giờ đồng hồ sau khi tập gym, khi tôi đang suy ngẫm và lên ý tưởng, tôi đang làm công việc của một nhà sáng tạo. Và sau bữa trưa, tôi lại trở thành một nhà quản trị với các cuộc họp.

Hãy biến những lúc hiệu suất công việc của bạn xuống dốc thành những “hiệp nghỉ giữa trận” mà như không nghỉ!

Tôi chính là người luôn tích cực truyền bá về tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi.

Tôi thường dành riêng các ngày cuối tuần cho các chuyến đi nghỉ dưỡng. Mỗi năm một lần, tôi lại về quê để thu hoạch ô-liu cùng gia đình. Khoảng thời gian “ẩn dật” tạm lánh khỏi văn phòng này đã giúp tôi tái tạo lại năng lượng cả về mặt thể chất và tinh thần một cách đáng kinh ngạc.

Vào năm 2016, chuyên gia chuyên nghiên cứu về năng suất lao động Scott Barry Kaufman đã hé lộ rằng 72% trong số chúng ta thường có xu hướng nảy ra các ý tưởng sáng tạo khi đang thư giãn trong phòng tắm. Và tất nhiên, tôi cũng nằm trong nhóm đó.

Vào chủ nhật, tôi thường đưa vợ con đi “giải ngố”. Chúng tôi đến các khu chơi, ăn trưa rồi lại cùng nhau chơi các trò vui nhộn. Và sau một ngày vui chơi mệt nhoài, khi tôi đang thư giãn trên chiếc sofa, các ý tưởng mới cứ thế bất chợt gõ cửa ghé thăm tôi. Bởi việc thư giãn sẽ giúp ta nâng cao sức sáng tạo của bản thân.

Việc giải phóng tâm trí bạn khỏi bộn bề công việc có thể truyền động lực giúp bạn chấp cánh cho những ước mơ bay cao, bay xa. Đó cũng là một kiểu “khung giờ vàng”.

Và với những ai vẫn đang băn khoăn về cách phát triển các ý tưởng bất chợt này trong công việc, Kaufman đã đưa ra lời khuyên:

“Bạn cần phải tự dành ra một khoảng thời gian và không gian yên tĩnh một mình. Mỗi ngày, bạn có thể đi dạo để tái tạo lại trí lực của mình. Hay đơn giản chỉ là ngồi lặng yên trong “căn phòng ước mơ” hoàn toàn cách âm để tách biệt với thế giới xô bồ ngoài kia.”

Mặc dù vẫn chưa xây dựng một “căn phòng ước mơ” như vậy ở công ty, chúng tôi vẫn dành cho nhân viên các kỳ nghỉ phép, và cũng “gây áp lực” để yêu cầu họ thực sự tận dụng kỳ nghỉ này.

Chúng tôi cũng khuyến khích mọi người nên làm việc vào “khung giờ vàng” tràn trề trí lực nhất của họ. Chính sách thời gian làm việc linh hoạt sẽ cho phép mọi người có thể đến làm sớm hoặc muộn tùy theo nhịp điệu sinh học của mỗi người.

Miễn là họ dành phần lớn thời gian làm việc với team của mình, xử lý các dự án và cùng nhau đặt ra động lực để phấn đấu, họ có thể trân trọng nhịp độ sinh học của nhau.

Hãy bảo vệ “khung giờ G” của chính bạn

“Khung giờ vàng” của bạn là một tài sản vô giá. Hãy vạch ra các ranh giới rõ ràng và bảo vệ chúng.

Hãy tận dụng khoảng thời gian này để giải quyết các công việc khó nhằn nhất, hóc búa nhất, đòi hỏi sự sáng tạo và mức trí lực tối đa của bạn.

Đừng để họ đánh gục bạn bằng những bình phẩm rằng: “Bạn phải thức dậy vào 6h sáng thì mới có thể mơ đến 2 chữ thành công.”

Hay những thói quen cũng có thể giúp bạn bảo vệ “khung giờ vàng” của mình. Tôi thường giữ thói quen xử lý đống email vào cuối ngày.

Đội ngũ nhân viên của tôi hiểu rằng tôi sẽ không phản hồi mail của họ ngay lập tức, nhưng tôi vẫn sẽ trả lời mail (một cách chu đáo và có tâm) trong vòng một ngày.

Sự thấu hiểu và tin tưởng của họ đã giúp tôi kiểm soát thời gian hiệu quả hơn.

Do đó, cho dù sự tập trung của bạn phát huy tác dụng tối đa vào 7h sáng hay khi “chiều hoàng hôn buông đã dần phai”, hãy cứ dành thời gian để thấu hiểu bản thân nhiều hơn. Tìm ra nhịp điệu sinh học tự nhiên của riêng mình, và thiết lập kế hoạch học tập, làm việc của nghỉ ngơi để tận dụng tối đa nó.

Sau tất cả, hãy nhớ rằng, “khung giờ vàng” là vũ khí bí mật của bạn. Hãy sử dụng nó thật khôn ngoan, và bí mật sẽ được bật mí, năng suất làm việc của bạn sẽ tăng chóng mặt.

– Theo Bích Phượng –