Làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả?

Làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Theo lời khuyên của những người thành đạt, các bạn nên bắt đầu học cách quản lý thời gian theo ngày, càng chi tiết, tỉ mỉ càng tốt. Quản lý tốt mỗi ngày, tự khắc bạn rèn bản thân vào một guồng thói quen nhịp nhàng. 

1. Thức dậy đúng giờ

Nghe thật đơn giản và có phần tức cười, nhưng thực ra, thức dậy mỗi sáng là việc đầu tiên trong ngày có thể làm lãng phí quỹ thời gian của mỗi người. Bất kể bạn cố tình ngủ nướng thêm một lúc hay chẳng may lỡ tay tắt nhầm chuông báo thức để rồi thức dậy trễ mất 30 phút, rời khỏi giường ngủ đúng lúc vào mỗi sáng luôn là một việc khó làm. Hãy thử dậy sớm từ 5 giờ sáng, khởi động với vài động tác thể dục hoặc bài tập chạy bộ, bạn đã có thể nạp cho bản thân một nguồn năng lượng cho ngày mới. 

Với những người ưa thích ngủ nướng, phương án vô cùng đơn giản là đặt chuông báo thức ra xa khỏi tầm tay bạn. Bằng cách này, nếu muốn tắt chuông báo thức thì bạn sẽ buộc phải thực sự rời khỏi giường và sẽ không trở lại.

2. Chuẩn bị bữa sáng khi nấu bữa tối

Ai cũng vội vàng vào mỗi sáng bởi đây là thời điểm bận rộn nhất trong ngày. Những người đúng giờ thường luôn có kế hoạch cho buổi sáng của bản thân ngay từ tối hôm trước. Giày và chìa khoá của họ sẽ được đặt ngay ngắn gần cửa ra vào. Bữa trưa cho ngày hôm sau được gói cẩn thận và đặt sẵn trên bàn

Một vài người thậm chí còn chuẩn bị trước quần áo cho ngày hôm sau. Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời giúp chúng ta ra khỏi nhà đúng giờ.

3. Biết rõ thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bản thân

Những người giỏi việc sắp xếp thời gian biết cách phân bố sức lực cho từng thời điểm trong ngày”. Nếu bạn cảm thấy đầu óc mình minh mẫn nhất vào buổi sáng, hãy giành nó cho những công việc khó nhằn nhất. Bằng cách bố trí lịch làm việc để đạt hiệu suất tối đa, bạn sẽ không bị xuống sức hay tốn thời gian cho những việc không thực sự phù hợp.

4. Hoàn thành công việc đúng lúc

Thông thường, những người không biết kiểm soát thời gian thường đặt mình vào trạng thái “việc này chưa xong việc khá đã tới”. Ngược lại, những người sử dụng thời gian hợp lý luôn lên kế hoạch trước cho những việc sẽ làm và nắm rõ họ sẽ giành bao nhiêu thời gian cho từng việc.

Nếu trả lời được câu hỏi “Mất bao lâu để làm việc này?” ngay từ đầu, bạn sẽ thấy việc quản lý thời gian thật đơn giản.

5. Tạo cho bản thân những thói quen

Một mặt thống kê các thói quen tốt và cố gắng duy trì nó: Dậy sớm, tập thể dục, đọc sách, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị quần áo, đồ ăn…

Ngoài ra, một việc tối quan trọng là bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn. Sau khi lập ra danh sách thì bạn hay loại bỏ từng thói quen một ra khỏi cuộc sống của bạn một cách logic. Cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt. 

Ví dụ, trước khi bật máy tính hãy viết ra những việc cần làm, nếu không bạn se rất lãng phí với facebook hoặc với các trang web vô bổ, mà chẳng làm được gì có ích sau vài giờ lang thang trên internet.

6. Tận dụng được thời gian trống

Đừng coi thường những khoảng thời gian trống vì nếu biết tận dụng đúng, nó sẽ mang lại giá trị to lớn. Một người bạn của tôi có thói quen đọc sách những lúc rảnh như tranh thủ đọc lúc chờ xe bus, đọc trước lúc đi ngủ… Việc tận dụng thời gian đó vừa tránh lãng phí, vừa thu nạp được nhiều kiến thức, hẳn nhiên rất đáng giá. 

Julie Morgenstern, tác giả cuốn sách “Time Management from the Inside Out” (Tất cả những điều cần biết về quản lý thời gian) khuyến khích sử dụng những quãng thời gian như vậy để làm những công việc đơn giản như gửi thư điện tử hay đọc sách. Bằng cách luôn có việc để làm, chúng ta sẽ luôn cảm thấy mình đạt được một điều gì đó.

7. Không ôm đồm và có thời gian dự phòng 

Ôm đồm sẽ dẫn khiến ta đi chệch khỏi quỹ đạo làm việc. Nếu để ý lịch làm việc của những người kiểm soát tốt thời gian, bạn sẽ dễ dàng nhận ra họ luôn để dư ra một chút thời gian giữa các buổi họp hay làm việc. Khoảng thời gian này tương đối quan trọng bởi chẳng ai biết được rằng liệu có việc đột xuất nào sẽ diễn ra hay không. Nghệ thuật nói Không với những việc nằm ngoài kế hoạch hoặc những việc không cần thiết, thể hiện được bộ óc tư duy thông minh, lựa chọn sáng suốt có chọn lọc của bạn! 

8. Thành thục kỹ năng tính toán

Người kiểm soát tốt thời gian CHẮC CHẮN luôn là người có khả năng lên kế hoạch tốt. Họ sắp xếp mọi việc trong ngày chính xác đến từng phút – thậm chí cả thời gian cho việc sử dụng thang máy, đi lại…, nghĩa là họ hiếm khi bị chậm nhịp.

Nếu bạn chưa thể đạt tới độ chính xác kể trên, hãy thử sắp xếp những việc sẽ làm một cách chặt chẽ trong 3 ngày liên tiếp. Theo dõi xem bạn mất bao lâu để chuẩn bị cho ngày làm việc mỗi sáng, rồi bao lâu để đi từ nhà tới công sở, tính cả thời gian bạn dừng lại để mua cafe hay đồ ăn sáng. Dần dần, bạn sẽ kiểm soát thời gian của mình một cách hoàn hảo.

Cuối cùng, mong rằng bạn sẽ là một nhà thông thái trong việc quản lý thời gian của chính mình. 

– Theo Hoa Chanh –