4 bước giúp bạn cải thiện năng suất làm việc

Trong một thế giới có vẻ ngày càng bận rộn, năng suất làm việc là điều trăn trở của nhiều người. 

Nhưng thay vì tải về ứng dụng quản lí thời gian mới nhất hoặc tự ép buộc mình ngồi làm việc suốt nhiều giờ cho xong, làm cách nào để chúng ta có thể khai phá tiềm năng trong chính mình? Liệu có bí mật nào giúp ta làm việc hiệu quả hơn?

1. Bước đầu tiên: Hãy bắt đầu ngay! 

Điều đầu tiên phải kể đến là nghị lực của bạn rõ ràng không đủ mạnh. Trên thực tế, một số nghiên cứu chỉ ra rằng nghị lực là một nguồn lực có khả năng cạn kiệt, nó có thể hoàn toàn bị rút sạch. Khái niệm này được gọi là ego depletion (sự suy yếu của cái tôi). 

Cho nên thay vì cứ thuyết phục bản thân cố gắng hơn, ta cần có lối tiếp cận khôn ngoan hơn. Bước đầu tiên: Hãy bắt đầu ngay!

Điều này có vẻ là hiển nhiên, nhưng các nghiên cứu cho thấy việc bắt đầu một việc là rào cản lớn nhất đối với năng suất làm việc. 

Trước khi bắt đầu, não ta luôn mường tượng đến những phần việc khó khăn nhất, thay vì cố gắng hình dung ra những gì thực sự phải làm bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ nhỏ và đơn giản. 

May mắn thay, có một quy luật của tâm trí được gọi là Hiệu ứng Zeigarnik – thứ thúc ép người ta hoàn tất những gì họ đã bắt đầu. 

Hiệu ứng Zeigarnik cho thấy khi chúng ta không hoàn thành một công việc, chúng ta cảm thấy rất khó chịu và bứt rứt nghĩ về nó. Vì thế, hãy bắt đầu ngay lúc này!

2. Vậy còn về quản lí thời gian thì sao? 

Điều bất ngờ là khi nhìn vào một trong những nhạc sĩ tài hoa nhất thế giới, chúng ta nhận ra rằng họ không nhất thiết là những người tập luyện nhiều hơn, thay vào đó, họ tập luyện một cách có tính toán hơn. 

Cụ thể là họ dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào những phần khó nhất và dồn năng lượng của họ vào các phần nhỏ. Thay vì dàn đều nỗ lực suốt cả ngày, họ đặt ra những khoảng thời gian làm việc với cường độ cao xen kẽ các khoảng nghỉ. 

Không dựa vào nghị lực, họ dựa vào thói quen và lịch làm việc có kỉ luật.

Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng những nghệ sĩ vĩ cầm tài hoa nhất thế giới nhìn chung đều tuân theo một chế độ 90 phút tập luyện xen kẽ 15 đến 20 phút nghỉ ngơi. Thay vì cố gắng duy trì năng lượng trong cả ngày, việc chia nhỏ nó ra thành các phiên làm việc và nghỉ ngơi được lên lịch sẵn là cách hiệu quả hơn cả. 

3. Nhưng làm cách nào rèn luyện được tính kỉ luật để tuân theo lịch làm việc này? 

Một yếu tố mấu chốt là tự đặt ra một hạn chót (deadline). Viết nó ra, đánh dấu nó trên lịch và bạn sẽ có nhiều khả năng hoàn thành công việc đó hơn. 

Ngoài ra, hãy tạo một bảng để ghi chép lại tiến trình của bạn. Bảng này có một cột viết mốc thời gian và cột còn lại viết các việc bạn đã hoàn thành trong thời gian này.

Cũng như cách những người ăn kiêng ghi chép lại những gì họ ăn trong ngày. Việc viết ra quá trình cho phép bạn đánh giá một cách thực tế công việc của bạn, tránh việc nhớ nhớ quên quên những gì bạn đã làm. Ngoài ra, việc theo dõi quá trình giúp tránh được những việc nhỏ nhặt đơn giản. 

4. Làm nhiều việc cùng lúc giúp tôi tiết kiệm được thời gian, đúng không nhỉ?

Sai lầm! Hãy ngừng làm nhiều việc cùng lúc, điều đó trông thì có vẻ như bạn đang làm được nhiều hơn, nhưng các nghiên cứu chỉ ra rằng những người làm nhiều việc cùng lúc có năng suất thấp hơn nhiều. Khi não bộ phải dồn sức xử lí nhiều việc, khả năng tiếp nhận thông tin và sự tập trung sẽ bị phân tán, giảm sút rõ rệt.

Thay vì thế, hãy cố lên danh sách và xác định thứ tự ưu tiên từng việc vào đêm hôm trước những gì bạn muốn hoàn thành vào ngày hôm sau. 

Vậy nên, hãy bắt tay ngay vào việc thực hiện kế hoạch và tránh việc cố hoàn thành nhiều việc cùng lúc. Trong khi làm, hãy chia những việc lớn thành các phần việc nhỏ hơn, “dễ ăn” hơn. Chúng sẽ không làm bộ não nản chí và giúp việc khởi đầu được dễ dàng hơn. 

Với một mục tiêu và kế hoạch hành động rõ ràng trong đầu, mức năng suất của bạn chắc chắn sẽ vươn đến một tầm cao mới.

=========

© OOPSY – CỘNG ĐỒNG DÀNH CHO NHỮNG NGƯỜI ĐAM MÊ TÂM LÍ HỌC VÀ TÂM LÍ TRỊ LIỆU

Kết nối thêm với OOPSY tại đây nhé:

Website: http://oopsy.vn/

Youtube: http://bit.ly/oopsychanel

Instagram: instagram.com/oopsy.oopsy

Cộng đồng: Mary Tươi rói và Tâm lý học & Viết cho Mình – Viết cho Tình – Viết cho cả Tiền